1.다음 중 비서의 업무에 대한 설명으로 적절하지 않은 것은?

해설

비서의 업무는 유형에 따라서 다음과 같이 구분할 수 있다. (1) 일상적 업무 (Routine Duties) 일상적인 업무는 사무실에서 매일 반복해서 수행하는 기본적인 업무이다. 우편물 수·발신, 전화 응대, 설류의 작성 및 처리 보관, 방문객 안내 ac 응대, 상사의 스케줄 관리, 신문 및 잡지 스크랩, 사무실 관리, 퇴근 전 상사의 다음날 일정 확인, 서류함 잠그기 등이 일상적인 업무에 해당한다. 이러한 업무는 상사가 지시하지 않아도 비서가 계획을 세워서 능률적으로 처리한다. (2) 지시를 받아서 하는 업무 (Assigned Tasks) 지시를 받아서 하는 업무는 상사가 필요에 따라서 지시하는 업무를 말한다. 업무 내용은 단순한 것부터 특별한 보고서를 작성하는 일에 이르기까지 다양한 범주의 업무를 포함한다. 이처럼 지시를 받아서 하는 업무는 주어진 시간 내에 마쳐야 한다는 특징이 있으므로 지시를 받을 때는 업무의 성격을 명확하게 이해하여 상사가 원하는 시간 내에 마쳐야 한다는 특징이 있으므로 지시를 받을 때는 업무의 성격을 명확하게 이해하여 상사가 원하는 시간 내에 처리하여야 한다. 특정 자료의 복사, 팩스의 초안 작성, 출장 일정표 작성 등 일정한 형식에 맞추어 작성하는 업무, 회의와 관련된 사전 준비, 회의 중 지시되는 업무 처리 등이 지시를 받아서 하는 업무에 해당한다. 이러한 업무를 수행할 때는 우선 순위가 높은 것부터 시행한다. (3) 창의력이 필요한 업무 (Creative Works) 창의력이 필요한 업무는 상사를 보좌할 때 솔선해서 창의력을 발휘할 수 있는 업무를 말한다. 그러나 창의력이 수반되는 업무를 할 수 있는 시간적 여유는 일상적인 업무와 지시를 받아서 하는 업무를 완수한 후에야 가능하다. 상사가 보고서를 작성할 때에 이에 필요한 서류를 상사의 요구가 없더라도 미리 준비해 주거나 조직에서 사용하는 서식을 개발하거나 신문, 전문 서적, 논문 등에서 주요 기사를 발췌하여 상사의 능률을 높이기 위한 참고 자료를 준비하는 일 등이 포함된다. 이 범주에 속하는 업무의 내용과 범위는 비서의 독창성과 조직에 이바지하고자 하는 의욕에 따라 다양하다. 정보 테크놀로지의 발전과 함께 일상적인 업무와 반복적인 업무는 컴퓨터에 의하여 신속히 처리됨으로써 비서의 창의적인 업무 수행에 더 많은 시간을 할애할 수 있으므로 능력을 충분히 발휘할 수 있는 기회가 증가하고 있다.