비서실무비서 2급 · 2019년11월10일 · 4/80
4.다음 상황에서 비서의 전화 연결응대 자세로 가장 바람직한 것은?
1
상사가 통화 중일 경우, 상대방에게 통화 중임을 정중하게 전달한 후 기다려달라고 한다.
2
비서가 자리를 몇 시간 정도 비우게 될 때 업무 대리자에게 전화 수신을 부탁해 둔다.정답
3
상사보다 직위가 높은 사람에게 전화할 때는 상대방 비서가 없다면 반드시 상사가 직접 전화를 걸도록 한다.
4
통화 도중에 급한 다른 전화가 오면, 먼저 걸려온 전화는 통화 중 대기를 해놓고 급한 전화부터 처리한다.
해설
1) 상대방에게 상사 통화가 끝날 때 까지 기다릴 것인지, 메모를 남길 것인지, 상사가 통화를 마치는 대로 다시 전화를 해 줄지 여부를 물어야 함. 2)->정답. 비서가 자리를 비우게 될 경우 업무 방해가 되지 않도록 업무 대리자나 동료에게 부탁하거나 사내 전화를 비서 휴대전화로 받을 수 있도록 착신 전환 하는 것이 바람직함 3) 비서 본인이 직접 통화하고, 비서 본인이 대신 전화하게 된 부분에 대해 사과를 한 후 용건을 말함. 4) 먼저 걸려온 전화 상대방에게 양해를 구한 후, 도중에 걸려온 전화를 받아 간단한 인사 후 통화중임을 알리고 통화 마친 후에 다시 전화하겠다고 말하고, 먼저 걸려왔던 전화를 마무리함