비서실무비서 1급 · 2019년11월10일 · 6/80
6.다음은 비서의 전화응대 사례이다. 다음의 사례 중 비서의 응대로 가장 적절한 것은?
1
사장 비서인 엄비서는 상사가 자녀의 졸업식에 참석 후 출근하는 상황에서 가나유통 한전무가 전화하여 상사를 찾자 “사장님은 오늘 외부일정으로 오후 1시쯤 사무실에 도착하실 예정입니다.”라고 하였다.정답
2
사장 비서인 박비서는 회장이 전화하여 상사와 통화를 원하자 통화 연결 전 “회장님, 어떤 용건으로 전화 하셨다고 전해 드릴까요?”라고 공손하게 여쭈어보았다.
3
사장 비서인 고비서는 전화를 받고 자신이 잘 모르는 이름이었지만 상대방이 상사와 친한 사이라고 이야기하자 미처 몰랐다고 사죄드린 후 바로 상사에게 연결해 드렸다.
4
사장 비서인 최비서는 총무팀으로 연결될 전화가 비서실로 잘못 연결되자 “연결에 착오가 있었나봅니다. 제가 연결해 드리겠습니다.”라고 한 후 전화를 연결했다.
해설
1. 정답인 이유: 자녀의 졸업식이라고 전달하는 것은 너무 자세한 일정을 전달하는 것이므로 외부 일정/외부 약속 등으로 바꾸어 전달해야 합니다. 2. 박비서의 상사는 사장이고 전화 상대방은 회장입니다. 둘의 직급을 비교해보면 [박비서 상사인 사장<전화 상대방인 회장] 이죠. 따라서 상사보다 높은 직급인 사람이 상사와 통화 연결을 원할 경우 용건은 묻지 않고 상대방에게 잠시 기다려달라 한 후 상사에게 보고 후 바로 연결할지 여부를 묻고 상사의 승낙이 떨어지면 바로 연결해 줘야 합니다. 3. 본인이 직접 연결해 줄 필요는 없고 총무팀의 전화번호와 담당자를 알려주면 됩니다.